- ابتكر كريس ويليامز، نائب الرئيس السابق للموارد البشرية في Microsoft، طريقة سهلة للتخطيط للاجتماعات.
- يتم ترتيب المشاركين من المستوى الخامس إلى المستوى الأول بناءً على أهميتهم.
- وقال ويليامز إن المشاركين في المستوى الأول لا يقدمون شيئًا ويأخذون أقل من ذلك.
خلال أكثر من 40 عامًا من الخبرة التنفيذية، حضرت عددًا كبيرًا جدًا من الاجتماعات. حتى كما نائب الرئيس للموارد البشرية في مايكروسوفت، كانت هناك اجتماعات مكتظة كان يجب أن أتجنبها. يبدو أن الاجتماع المتضخم أمر لا مفر منه حتى تدرك أنه لا ينبغي دعوة معظم الأشخاص.
لقد تعلمت طريقة سهلة لمعرفة ما إذا كان يجب أن تكون في الغرفة. هذه الإستراتيجية مفيدة بعد ذلك لمعرفة ما إذا كان الاجتماع يستحق وقتك أم لا جعل الاجتماعات المستقبلية أفضل. يطلق عليه “ترتيب الغرفة”.
هناك خمسة مستويات للمشاركة في الاجتماع: من المستوى الخامس الأكثر أهمية، إلى المستوى الأول الأقل أهمية. من الناحية المثالية، يجب أن يكون الاجتماع الجيد مليئًا بالمستويات الرابعة والخامسة، مع عدد قليل من الثلاثات للمنظور. لا ينبغي للآخرين أن يكونوا هناك.
وفيما يلي نظرة على المستويات.
في الأعلى، في المستوى الخامس، يوجد منظم الاجتماع
لقد دعوا إلى الاجتماع لحل مشكلة واستكشاف مشكلة وإنشاء بعض النتائج. إنهم يقودون المناقشة ويقودون إلى النتيجة. إنهم في القمة لأنه بدونهم لن يكون هناك اجتماع.
بعد الاجتماع، يجب على المستوى الخامس تقييمه. هل كانت مناقشة جيدة؟ هل قادوا وضمنوا مشاركة الجميع بشكل جيد؟ هل استمرت بالضبط طالما كان ذلك ضروريا؟ هل كانت هناك نتيجة واضحة ومميزة؟ هل يعلم الجميع دورهم في الخطوات القادمة؟
يتأثر الأشخاص من المستوى الرابع بشكل مباشر
هؤلاء هم الأشخاص الذين يتأثرون بشكل مباشر بنتيجة الاجتماع. ومن المتوقع أن يكونوا مشاركين نشطين وأن يكون لهم مصلحة في ما سيحدث بعد ذلك. نتائج هذا الاجتماع سوف تغير ما يفعلونه. يجب أن يكونوا هناك، لا شك.
بعد ذلك، إذا كنت في المستوى الرابع، فيجب أن تكون محور المناقشة. هل تكلمت؟ هل كنت مدافعا فعالا عن مصالحك؟ هل استمعت جيدًا للآخرين وعملت على تحقيق التقدم؟ أم زرعت الصراع؟ والأسوأ من ذلك، هل تركت الاجتماع يحدث من حولك؟
يضيف الأشخاص في المستوى الثالث قيمة
لديهم البصيرة أو الخبرة في هذه القضية. يقدم الأشخاص في المستوى الثالث وجهة نظر قد يتم تفويتها. نادرًا ما يتحدثون، فقط عندما يمكنهم تضمين شيء يغير مجرى المحادثة. حتى لو لم يتأثروا بشكل مباشر بالنتيجة، فإنهم بالتأكيد إضافة قيمة.
في المستوى الثالث، عليك أن تكون صادقًا تمامًا مع نفسك بعد الاجتماع. هل ساهمت بشكل كبير في اللقاء؟ هل تحدثت كثيرا، أم لا على الإطلاق؟ هل تم سماع مدخلاتك بالفعل؟ إذا كنت منظم الاجتماع، هل ستضيف نفسك إلى اجتماع المتابعة؟
الأشخاص في المستوى الثاني يراقبون ويتعلمون
هؤلاء المشاركون موجودون للمراقبة والتعلم في بعض الأحيان. في كثير من الأحيان لا يزيد عددهم عن كاتبي الاختزال، ولا يتعين عليهم أن يكونوا هناك. لقد شوهدوا ولم يسمعوا قط، فغيابهم لن يغير نتيجة الاجتماع.
إذا انتقلت إلى المستوى الثاني، فكن واضحًا جدًا مع نفسك. ماذا تعلمت على وجه التحديد من ذلك اللقاء؟ كيف ساعد وجودك هناك الاجتماع على الإطلاق؟ أم أنها ساعدتك فقط؟ إذا كان الأخير، كنت حقا مجرد واحد. ولا ينبغي أن تكون هناك.
وأخيرًا، في الأسفل يوجد الأشخاص من المستوى الأول
إنهم موجودون هناك لأنهم يريدون أن يكونوا كذلك أو لأن شخصًا ما يشعر بالالتزام بإدراجهم لسبب غامض. إنهم لا يقدمون شيئًا ويأخذون أقل من ذلك. غالبًا ما تكون هذه الأسباب هي السبب في أن الاجتماع أكبر من اللازم ويستغرق وقتًا أطول من اللازم.
إذا دخلت – أو خرجت – كفرد، فإن حضورك كان خطأً. ربما أنت ينبغي أن تخطيها.
اعرف متى لا يجب أن تكون في اجتماع
المشاركة في المستوى الثالث يجب أن تكون اختيارية وحتى خاصة. فكر جيدًا فيما إذا كان لديك حقًا منظور أو رؤية قد تغير النتيجة. كن صادقًا وانسحب إذا لم تفعل ذلك.
لا تطور سمعتك كشخص متواجد دائمًا.
إذا كنت تقضي معظم وقتك في المستوى الثالث في الاجتماعات، واجه الأمر، أنت مجرد المستوى الثاني الذي يقول أحيانًا شيئًا بارعًا. احتفظ بحكمتك للأوقات التي تكون فيها مفيدة وقيمة.
إذا كنت ستحصل على درجتين أو أقل، فما عليك سوى الرفض. ستوفر الوقت وعقلك. لن يتم تفويتك. لا أحد يسجل عدد المرات التي رآك فيها هذا الأسبوع.
خطط لاجتماع جيد
يجب أن يكون لكل اجتماع جدول أعمال واضح وأن يشمل بدقة الأشخاص المناسبين في الغرفة. لا أكثر ولا أقل.
كمنظم، مهمتك هي أن تقرر ما هو الاجتماع حول – بالضبط ما تريد تحقيقه. يعد تصنيف المشاركين طريقة رائعة لتحديد من يجب أن يكون هناك.
سيصر بعض الأشخاص الأربعة على إحضار بعض الأشخاص الثلاثة. قد تفكر في ثلاثة سيكون من اللطيف الحصول عليهم ولكنهم يحاولون المقاومة. تذكر أنه اجتماعك. لا يحتاج كل شخص يبلغ من العمر ثلاث سنوات أو أقل إلى التواجد هناك.
التحكم في انتفاخ الاجتماعات عن طريق ترتيب الغرفة مسبقًا. افعل ذلك وستفوز بلعبة الاجتماع. الجميع سوف يشكرك.
كريس ويليامز هو نائب الرئيس السابق للموارد البشرية في مايكروسوفت. وهو مستشار ومستشار على المستوى التنفيذي يتمتع بخبرة تزيد عن 40 عامًا في قيادة وبناء الفرق.
