- يشارك جاكي كويفاس نصائح عبر البريد الإلكتروني لتجنب مشاركة المعلومات الشخصية أو الحساسة في العمل.
- ينصح كويفاس بعدم استخدام الكلمات المستهدفة في رسائل البريد الإلكتروني لمنع حدوث مشكلات غير مقصودة في مجال الموارد البشرية.
- وتقترح أيضًا توخي الحذر عند استخدام Slack والدردشة، حيث يمكن لأصحاب العمل الوصول إلى الرسائل ومراجعتها.
تعتمد هذه المقالة كما قيل لـ على محادثة مع جاكي كويفاس، 33 عاما مدير الموارد البشرية في مقاطعة أورانج، كاليفورنيا. لقد تم تحريره من أجل الطول والوضوح.
في عام 2015، بدأت مسيرتي المهنية في التوظيف واكتسبت الخبرة السيرة الذاتيةوالمقابلات والبحث عن وظيفة.
لقد انتقلت إلى مجال الموارد البشرية في عام 2020، حيث أعمل الآن في دعم مؤسسة غير ربحية. أنا أتعامل مع كل شيء بدءًا من الإعداد والفوائد وحتى الامتثال و كشوف المرتبات.
عندما كان الجميع عالقين في المنزل أثناء الوباء، بدأت أيضًا في نشر مقاطع فيديو متعلقة بحياتي المهنية على TikTok. أحب استخدام المنصة لتمكين الأشخاص في رحلاتهم المهنية ومشاركة ما تعلمته حتى الآن.
شيء واحد قمت بمشاركته هو كيفية كتابة بريد إلكتروني في العمل. هناك أيضًا بعض الأشياء التي لن أضعها أبدًا في رسالة بريد إلكتروني – إليك ثلاثة منها.
1. المعلومات الشخصية
لا ينبغي عليك مطلقًا مشاركة المعلومات الشخصية في رسالة بريد إلكتروني، مثل بريدك الإلكتروني رقم الضمان الاجتماعيأو تفاصيل بطاقة الائتمان أو أرقام الحساب والتوجيه. إذا كنت تشتري وجبة غداء لنفسك ولزملائك في العمل، فلا ترسل لهم رقم بطاقتك الائتمانية عبر البريد الإلكتروني. من الجيد مشاركة عنوانك مع أحد زملائك، كما قد تفعل إذا أرادوا أن يرسلوا لك بطاقة شكر.
الإنترنت خطير. يمكن للأشخاص حفظ معلوماتك وتنزيلها واستخدامها بطرق لم تكن تقصدها.
تحتاج أيضًا إلى توخي الحذر من القرصنة و رسائل البريد الإلكتروني التصيدية – أنت لا تريد أن يتم تضمين معلوماتك في تلك الأشياء. لا تفتح أو تنقر على أي روابط أو مرفقات لا تعرفها. كن حذرًا من استخدام شبكة WiFi ضعيفة، لأن ذلك يجعلك أيضًا عرضة للمتسللين للحصول على معلوماتك.
شارك المعلومات الحساسة باستخدام الأنظمة الأساسية الآمنة لشركتك، مثل Adobe PDF. فكرة أخرى هي تمكين المصادقة الثنائية. للحرص على السلامة، يمكنك أيضًا مشاركة معلومات خاصة مع شخص ما مباشرةً، مثلاً عبر الهاتف.
2. الكلمات المستهدفة
تريد أن تكون على دراية بالكلمات التي تستخدمها في رسائل البريد الإلكتروني. كلمات مثل “التنمر” أو “أتعرض للمضايقة” أو حتى “التشهير” هي كلمات مستهدفة، وعندما تستخدمها، سيقوم قسم الموارد البشرية بالتحقيق بشكل أكبر.
استخدم هذه الكلمات بعناية لأنها يمكن أن تؤدي إلى شيء أكبر مما كنت تقصد. لقد رأيت أحد الموظفين يشتكي من شيء يراه صغيرًا، لكنه تحول إلى مشكلة أكبر يمكن أن تؤدي إلى إنهاء خدمته أو كتابة شكوى لشخص ما.
إذا كنت بحاجة إلى استخدام كلمات مستهدفة أو كانت لديك مشكلة مع أحد زملائك، فاسأل نفسك: هل يمكن حل هذه المشكلة من خلال التحدث إلى الزميل الذي أواجه مشكلات معه أو التحدث إلى مشرفي؟ أم أنها مشكلة أكبر حيث أحتاج إلى الذهاب إلى الموارد البشرية؟
3. المعلومات التي لا تريد أن تراها شركتك
لقد رأيت الناس يضربون عن طريق الخطأ “الرد على الكل“عندما كانوا يقصدون إرسال رسالة إلى شخص واحد فقط أو الدردشة على Zoom ولم يدركوا أن الجميع يمكنهم رؤية الدردشة.
انتبه لهذه الأشياء، ولكن تذكر أيضًا أن شركتك يمكنها الوصول إلى بريدك الإلكتروني والدردشة ورسائل Slack. عادةً لا يتم تثبيت شيء ما على أي شخص، ولكن إذا كانت شركتك بحاجة إلى الوصول إلى بريدك الإلكتروني لأي سبب من الأسباب، مثل الحصول على مستندات معينة، فيمكنها ذلك.
قد يؤدي ذلك إلى رؤيتهم لشيء لم تكن تقصده لهم، ويمكن أن تخرج المعلومات بهذه الطريقة. لا أنصح باستخدام وقت الشركة وممتلكاتها لتقول: “مرحبًا (اسم زميل العمل)، لقد كنت رائعًا في ذلك الاجتماع”. أشياء من هذا القبيل يمكن رؤيتها من قبل الموارد البشرية وتوثيقها.
أيضًا، إذا اشتكى شخص ما، تذكر أنه يمكنك حذفه من صندوق الوارد الخاص بك، ولكن سيظل المتلقي لديه. في بعض الحالات، مثل جزء من التحقيق الداخلي، يمكن للموارد البشرية العمل مع قسم تكنولوجيا المعلومات لاسترداد رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة إذا كانت سياسات المؤسسة تسمح بذلك. يمكن للعديد من الشركات الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني المحذوفة لفترة معينة في أرشيفات الخادم أو النسخ الاحتياطية الخاصة بها.
وهذا ينطبق على تقويم عملك أيضًا. يجب أن تضع في اعتبارك أن الأشخاص ينظرون إلى التقويم الخاص بك، وإذا كنت تريد شيئا خاصا، مثل موعد تدليك أو كرة مخلل، لا ينبغي عليك وضعها في تقويم عملك. وبدلاً من ذلك، ما عليك سوى أن تقول أنك “مشغول” أو متفرغ دون إضافة التفاصيل الإضافية.
إذا كنت لا تريد أن ترى شركتك شيئًا ما، فمن الأفضل أن تبقيه غير متصل بالإنترنت أو تقوله بشكل احترافي.
